Upphandlingar och leverantörsinformation

Kristinehamns kommun använder elektronisk anbudsgivning via ett upphandlingssystem som heter Mercell TendSign. Du måste lämna ditt anbud elektroniskt via Mercell TendSign. Det är kostnadsfritt att använda systemet och lämna anbud. 

När du går in första gången och ska lämna anbud/ansökan via sidan Aktuella upphandlingar, behöver du skapa ett användarnamn och lösenord. Det gör du genom att följa Mercell TendSigns instruktioner om registrering. När du registrerat dig får du omedelbar tillgång till systemet och kan då komma åt förfrågningsunderlagen via sidan Aktuella upphandlingar. Vid problem kontakta Mercell Tendsigns support.

Du som leverantör kan prenumerera på upphandlingar inom ditt branschområde via Mercell Tendsign. Då får du automatiskt en avisering när en upphandling matchar din bevakningsprofil.

Från och med den 1 april 2019 ska du som leverantör till Kristinehamns kommun skicka dina fakturor elektroniskt till oss.

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277). Lagen innebär att alla inköp som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med en e-faktura. Inköp som görs av oss ska därför faktureras med en e-faktura.

Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Hur skickar jag e-faktura till kommunen?

Vi ser helst att du skickar e-fakturan i så kallade Svefaktura-format. Det är en standard som tagits fram av Sveriges kommuner och regioner (SKR) och som staten också använder som standard för elektroniska fakturor. Läs mer om vad en faktura ska innehålla på Skatteverkets hemsida.

Fakturor kan även skickas via Peppol som är ett öppet nätverk, ett europeiskt samarbete för att vi inom EU ska kunna ha e-handel över gränserna.

Kom även ihåg att ange vår referens (KHXXXXXX, där KH är ett fast prefix och XXXXXX är ett personligt ID-nummer som består av siffror) på fakturan.

Kontakta gärna vår samarbetspartner InExchange på telefon 0500-44 63 60 eller mejl info@inexchange.se om du har frågor gällande e-fakturering.

Till dig som inte e-fakturerat tidigare

Om du har ett affärssystem:

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystem/ekonomisystem. Hör med din systemleverantör eller kontakta vår samarbetspartner InExchange på telefon 0500-44 63 60 eller mail info@inexchange.se.

Om du inte har ett affärssystem:

Du kan ta hjälp av vår samarbetspartner InExchange som har en fakturaportal. Där kan du upprätta enskilda e-fakturor enligt rätt standard.

Gå vidare till InExchange.

Öppna lathund för hur du upprättar en faktura i InExchange

Uppgifter som du kan behöva

Här finns olika uppgifter för kommunen som du kan behöva ange när du ska skicka e-faktura till oss.

Organisationsnummer: 212000-1868

GLN: 7362120001866

Peppol-ID: 0007:2120001868

EU har beslutat om ett upphandlingsdirektiv som gäller för alla medlemsländer och som i Sverige gjorts om till svensk lagstiftning.

Genom Sveriges medlemskap i EU (den Europeiska Unionen) är vi med i EU:s gemensamma inre marknad. De fyra friheterna; fri rörlighet för varor, tjänster, personer och kapital utgör basen i den inre marknaden. Mellan länderna i EU ska varor, tjänster, personer och kapital kunna röra sig utan att hindras av tullar, avgifter, diskriminering eller nationella krav.

Vi följer följande lagar vid offentlig upphandling:

• Lagen om offentlig upphandling (LOU).
• Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna: områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF).
• Lagen om upphandling av koncessioner (LUK).

På Upphandlingsmyndighetens  hemsida kan du läsa mer om olika lagar och upphandlingsregler, samt få stöd och tips som leverantör.

En direktupphandling är ett inköp eller ett upphandlingsförfarande utan krav på viss form. Det finns till exempel inga krav på annonsering eller skriftligt anbudsförfarande.

Den vanligaste situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som inte överstiger direktupphandlingsgränsen.

Det finns olika beloppsgränser för direktupphandling beroende på vilken lagstiftning som används. Direktupphandlingsgränsen är en fastställd beloppsgräns. Om värdet av upphandlingen inte överstiger beloppsgränsen får den upphandlande myndigheten eller enheten använda direktupphandling. 

• Beloppsgräns för lagen om offentlig upphandling (LOU): 700 000 kronor
• Beloppsgräns för lagen om upphandling i försörjningssektorerna (LUF): 1 200 000 kronor.
• Beloppsgräns för lagen om upphandling av koncessioner (LUK): 2 799 554 kronor.

Ja, det är jätteviktigt att ställa frågor under anbudstiden om du upplever att något är oklart med upphandlingen, de olika upphandlingsdokumenten eller de krav som vi ställt. Hellre en fråga för mycket än en för lite!

Information som kommer in under anbudstiden delges registrerade anbudsgivare via Mercell Tendsign. Det kan vara frågor från andra anbudsgivare, eventuella kompletteringar och andra uppgifter om upphandlingen. Observera att det inte syns vilken leverantör som ställt vilken fråga. Sista dag för att ställa frågor står i förfrågningsunderlaget. Kommunen svarar senast 6 dagar före anbudstidens utgång.

Du måste registrera dig i Mercell Tendsign för att kunna hämta aktuella upphandlingar, ställa frågor och ta del av eventuella inkomna frågor och svar och kompletteringar samt lämna anbud.

Undrar du vad du som leverantör bör tänka på inför upphandlingar? Bra tips finns på
Upphandlingsmyndighetens hemsida 

Det finns många områden där kommunen gör så frekventa inköp att det skulle vara orimligt att upphandla inför varje enskilt inköp. Exempel på sådana avtalsområden är kontorsmaterial, livsmedel och möbler.

Ramavtal innebär att leverantör och kommun genom offentlig upphandling kommer fram till vilka avtalsvillkor som gäller under avtalsperioden (ofta tre, fyra år). Under den tiden är kommunen bunden till att handla från den eller de som har vunnit upphandlingen.

De fasta villkoren i ett ramavtal kan handla om modeller för prissättning, leveranstider, rutiner vid garanti och reklamation, beställningsmöjligheter, utveckling av elektronisk handel, e-faktura, tillhandahållande av statistik osv.

Enligt de olika upphandlingslagarna gäller principerna om likabehandling och icke-diskriminering. Det innebär till exempel att ett företag inte får behandlas annorlunda på grund av var företaget finns någonstans. Krav på korta transportavstånd, att produkten ska vara lokalproducerad eller närodlad är därför till exempel inte tillåtet enligt LOU eftersom det är diskriminerande.

Kristinehamns kommun har ambitionen att underlätta för lokala småföretag, där det är möjligt. Vi försöker utforma förfrågningsunderlagen på ett sätt som gör att fler mindre företag kan lägga anbud.

Vi ser även gärna att småföretag i närområdet går samman och lämnar anbud tillsammans. Det är ofta svårt för en enskild firma att klara av att leverera alla efterfrågade varor/tjänster, men tillsammans kan man skapa attraktiva anbud.

På Upphandlingsmyndighetens hemsida finns bra information om du vill veta mer om upphandlingsreglerna.